Formand:

Anders Kristensen

Tlf.: 20 44 09 28

Mail: anders.kristensen@givefremad.dk

Klubbens øvrige bestyrelsesmedlemmer findes på foreningens hjemmeside: https://www.givefremad.dk/om-klubben/bestyrelsen

Varetagelse af personoplysninger samt aktivitetsudøvelse, herunder kommunikation, møder og referater, kontingentopkrævninger og medlemsforhold for trænere, ledere, medlemmer, frivillige osv., som er tilknyttet Sportsforeningen Give Fremad.

Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turnerings-administration til idrætsorganisationer.

Derudover følgende:

a)    Indhentelse af børneattester

b)    Hensyntagen til skader og helbredsforhold

c)    Udbetaling af godtgørelser og skatteindberetning

Derudover bruges personoplysningerne til oprettelse af turneringer og kampe, kampresultater, fodboldpas, tilmeldinger til stævner og sociale aktiviteter, udsendelse af mails, indkøb af tøj og materialer og forhold i forbindelse med foreningsdrift.

Almindelige personoplysninger:

• Køn
• Navn - adresse
• Mailadresse
• Telefon
• Digital fodboldpas via DBU
• Familiemæssige tilhørsforhold
• Foto
• Tøjstørrelse
• Funktion/klubhverv
• Tidligere klubber

 Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• CPR-nummer
• Børneattest
• Kreditkortoplysninger

Foreningen minimerer dataindsamlingen således, at det kun er de til formålet nødvendige oplysninger, som indsamles.

Personoplysninger offentliggøres aldrig.   

Der behandles oplysninger på følgende registrerede personer:

• Bestyrelsesmedlemmer
• Medlemmer
• Ledere
• Trænere
• Frivillige
• Sponsorer
• Fodboldskole

Personoplysningerne opbevares elektronisk i foreningen via Kluboffice og i foreningens økonomisystem, der bruges i bruges i bogførings øjemed. Begge systemer kan kun tilgås med beskyttet login og password.

Skulle det være nødvendigt med behandling af personoplysninger i analog form, hvilket vil være i yderst begrænset omfang, opbevares oplysningerne i aflåst skab hos formanden. Disse dokumenter bliver kun opbevaret i den periode, hvor oplysningerne i dokumentet har et præciseret formål.

Medlemmer af bestyrelsen har, via Kluboffice og foreningens økonomisystem adgang til alle personoplysninger (pkt. 3) på personerne nævnt i pkt. 4. Systemerne kan kun tilgås med beskyttede login og passwords.

Derudover har følgende betroede foreningsfunktioner adgang til forenings personoplysningerne:

*Foreningens revisor

*Foreningens økonomiansvarlig

*Foreningens ansvarlig for børneattester

Forenings sponsorudvalg har begrænsede adgang til almindelige personoplysninger på relevante sponsorer og forretningsforbindelser tilknytte foreningen.

Ligeledes har de holdansvarlige trænere/assistent træner, begrænset adgang via Kluboffice til personoplysningerne på stamholdets spillere.

7. Videregivelse af personoplysninger

Almindelige personoplysninger på personer i foreningen nævnt i pkt. 4 videregives til DBU, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri.

Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold til DIF og DBU, hvis en børneattest har anmærkninger.

Ansøgninger, CV´er, udtalelser o.lign:

Kandidater skal altid fremsende ovenstående dokumenter i digital form. Dokumenterne må ikke indeholde personfølsomme oplysninger herunder det fulde CPR. Nummer.

Dokumenterne opbevares i Kluboffice. Hvis personen er tilknyttet foreningen, uploades dokumenterne under hver personprofil. Kun bestyrelsen har adgang til disse persondokumenter.

Disse oplysninger opbevares 3-6 måneder efter modtagelsen, medmindre ansøgeren afgiver skriftligt samtykke om længere tids opbevaring.

Ved indmeldelse i klubben, giver hver person samtykke eller ej, til brug af video og billeder, hvor personen indgår, på fx sociale medier og hjemmesiden. 

Der skelnes mellem portrætbilleder og situationsbilleder. Ved portrætbilleder skal der til hver en tid gives et klar samtykke til benyttelse af billedet. Situationsbilleder, der har til formål at vise en situation eller aktivitet, kan foreningen principielt benytte uden samtykke, men ønsker en person ikke at optræde på billedet, vil dette blive respekteret af foreningen.

Der vil dog altid indhentes samtykke til brug af billeder af følsomkarakter som f.eks. billeder fra omklædningsrum, svømmehaller eller fester.

Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 5 år efter tilhørsforholdets ophør eller når medlemskabet opsiges.

Det samme gør sig gældende for andre personer tilknyttet klubben (personer nævnt i pkt. 4).

CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale herunder kontingentkørsel, udlægsrefusion samt sponsorater gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.

Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke samt 5 år efter tilhørsforholdets ophør.

Før persondata slettes i foreningens database, kontaktes personen for om denne ønsker forsat tilknytning til foreningen.

En person har til en hver tid efter ophør, hvis der ikke er sagligt belæg for opbevaring af dennes personoplysninger, ret til at få oplysningerne slette i foreningen. Personen skal skriftlig henvende sig til foreningen omkring sletning af oplysninger, ellers slettes oplysningerne automatisk efter foreningens procedure for sletning, som beskrevet ovenfor.

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontaktes DBU straks. I samråd med DBU drøftes eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Oplysningerne der opbevares, vil være de rigtige og ajourførte. Skulle det vise sig at oplysningerne er urigtige, forpligter foreningen sig til at slette eller rette oplysningerne eller sørge for, at den pågældende person gøres opmærksom på fejlen, således denne selv kan tilrette dataene.